Petite entreprise : consultant IA, freelance ou produit ?

Il existe trois façons courantes de faire entrer l'IA dans une petite entreprise. Un consultant étudie votre activité et vous remet un plan. Un freelance construit un outil précis. Un produit tout fait est un service auquel vous vous inscrivez et que vous utilisez le jour même. Pour choisir, posez-vous une question simple : qu'est-ce qui fonctionnera encore un mois après la dépense, et qui s'en occupera ? Cet article passe en revue chaque option : ce que vous obtenez, le temps qu'elle vous demande et ce qu'il vous reste à la fin.

Que vous laisse réellement un consultant en IA ?

Un consultant commence en général par des entretiens et des ateliers. Il observe la façon dont votre équipe travaille et repère les endroits où l'IA pourrait faire gagner du temps. Il vous remet ensuite un rapport ou une feuille de route, souvent avec une liste d'outils à tester et un ordre approximatif pour les essayer.

Cela prend plus de votre temps qu'on ne l'imagine. Vous et vos salariés passez des heures en réunion, à répondre aux questions et à expliquer comment circulent les commandes, les e-mails ou les factures. Pour un exportateur de vingt personnes aux processus désordonnés, ce regard extérieur peut valoir la dépense.

Un mois plus tard, pourtant, vous avez surtout un document. Rien ne tourne tant que personne ne le construit, et cette personne, c'est souvent vous, un freelance, ou le consultant sur un second contrat. Si vous savez déjà quelle tâche vous mange la semaine, le consultant risque de vous dire ce que vous auriez pu noter au dos d'une enveloppe.

Ce que construit un freelance, et qui le répare ensuite

Un freelance construit un outil précis. Par exemple un script qui range les factures fournisseurs dans des dossiers, un outil qui rédige des réponses aux e-mails de réservation, ou une liaison entre le formulaire de votre site et un tableur. Vous repartez avec quelque chose qui fait un vrai travail.

Le coût en temps se concentre au début. Vous expliquez le processus en détail, vous donnez accès à votre messagerie ou à votre système de réservation, vous testez les premières versions et vous signalez les erreurs. Comptez plusieurs allers-retours avant que tout fonctionne correctement.

Le risque apparaît plus tard. Une automatisation casse quand quelque chose change autour d'elle : la plateforme de réservation modifie la façon dont elle transmet les données, un fournisseur change la mise en page de ses factures, un mot de passe expire. Si le freelance est passé à d'autres clients, ou n'a jamais documenté son travail, vous êtes bloqué. Avant de l'engager, demandez qui assurera la maintenance, combien elle coûte par mois et si tout est installé sur des comptes à votre nom. Les services d'IA sont souvent facturés à l'usage : demandez aussi qui paie cette facture et à combien elle s'élèvera à peu près.

Un produit tout fait permet de démarrer le plus vite

Pour les tâches courantes, quelqu'un a probablement déjà construit un produit. Rédiger des publications pour les réseaux sociaux, préparer des réponses aux avis clients ou gérer les réservations de tables sont des besoins assez répandus pour que vous puissiez vous inscrire, décrire votre activité et voir des résultats en moins d'une heure.

Le coût en temps est faible : une ou deux heures de mise en place, puis quelques minutes par semaine. Un mois plus tard, l'outil fonctionne toujours, parce que l'entreprise qui le fournit gère les mises à jour et le maintient en état. Vous payez un abonnement mensuel, en général résiliable.

La limite, c'est l'adéquation. Un produit fait ce pour quoi il a été conçu, et guère plus. Si votre façon de travailler sort de l'ordinaire, par exemple si vous chiffrez de la menuiserie sur mesure à partir de croquis faits à la main, aucun outil standard ne conviendra. Notre propre Socials Agent illustre bien les deux côtés. Vous décrivez votre activité une fois, il rédige des publications fidèles à votre marque, avec légendes et hashtags, et planifie votre semaine. Il démarre à 9,99 € par mois, avec cinq générations gratuites pour l'essayer d'abord. En revanche, il ne publie pas encore directement sur vos comptes : vous copiez ou partagez chaque publication vous-même.

Comment choisir pour votre propre entreprise ?

Partez de la tâche, pas de la technologie. Procédez dans cet ordre :

1. 01Notez la tâche qui vous prend le plus de temps chaque semaine, qui s'en charge et à quelle fréquence.
2. 02Cherchez un produit conçu pour cette tâche précise. S'il en existe un, essayez sa version gratuite avant de payer qui que ce soit pour construire quelque chose.
3. 03Si aucun produit ne convient, il vous faut un outil sur mesure. Choisissez un prestataire qui en assurera aussi la maintenance après la livraison.
4. 04Ne faites appel à un consultant que si vous êtes vraiment incapable de nommer la tâche, ou si vous avez de nombreux processus sans savoir par où commencer.

Il existe aussi une voie intermédiaire entre le freelance et le produit : quelqu'un construit votre processus sous la forme d'un petit produit et le fait tourner dans le cadre d'un forfait mensuel. C'est ainsi que nous travaillons chez Ink and Pixel. Un système sur mesure démarre à 699 € en une fois, plus un forfait mensuel à partir de 75 €. Ce forfait couvre l'hébergement, la sécurité, les mises à jour, les petites modifications et une assistance sous un jour ouvré. Si vous préférez le gérer vous-même, il existe une option de remise en main propre à 1,5 fois le prix de la réalisation, installée sur des comptes à votre nom.

Quel que soit votre interlocuteur, posez-lui les mêmes quatre questions avant de payer :

• Sur quels comptes l'outil tournera-t-il, et pourrai-je le garder si nous arrêtons de travailler ensemble ?
• Combien coûtera-t-il chaque mois après la livraison, frais d'usage de l'IA compris ?
• Que se passe-t-il en cas de panne, et en combien de temps quelqu'un intervient-il ?
• Pouvez-vous me montrer un outil que vous avez construit et qui fonctionne encore aujourd'hui ?

Une bonne réponse à la dernière question vous en apprend plus que n'importe quelle proposition commerciale. Cherchez des systèmes en service depuis des mois et toujours suivis.

Commencez par chronométrer la tâche

Cette semaine, choisissez la tâche qui vous coûte sans doute le plus et notez combien de temps elle vous prend chaque jour pendant cinq jours ouvrés. Avec ce chiffre en main, vous pourrez juger si un outil à 10 €, un freelance ou un système sur mesure en vaut la peine. Si aucun produit ne convient et que vous voulez voir ce qu'impliquerait une réalisation, notre assistant de cadrage vous pose cinq questions courtes et rédige sur-le-champ un projet de proposition, avec le prix de départ. Le périmètre et le prix exacts vous parviennent ensuite par écrit sous deux jours ouvrés.