Combien coûte un système d'IA pour une petite entreprise ?
Ce que coûte un système d'IA sur mesure à construire et à faire tourner, ce qui fait monter le prix et les questions à poser avant de signer.
Chez nous, un système d'IA sur mesure se paie en deux parties : des frais de création, réglés une seule fois, puis un forfait mensuel. Sur notre grille publique, le premier niveau (Essential) coûte 699 € à créer et 75 € par mois à faire tourner. Le niveau Plus coûte 1 499 € et 150 € par mois. Le niveau Pro démarre à partir de 2 999 € et de 300 € par mois. Son prix n'est fixé qu'après un appel, car deux systèmes Pro ne se ressemblent jamais. Tous les prix s'entendent hors TVA. Voici ce que couvrent ces deux montants, ce qui fait passer un système d'Essential à Plus ou à Pro, et les questions à poser à tout prestataire, nous compris, avant de signer.
Ce que paient les frais de création et le forfait mensuel
Les frais de création paient l'étude d'une tâche précise dans votre entreprise et sa transformation en un petit produit qui fonctionne. Au plus simple, il s'agit d'une seule tâche : préparer les réponses aux e-mails de réservation, ou rédiger chaque semaine un rapport de ventes à partir de vos chiffres. Au plus complet, c'est un système entier, par exemple un agent qui trie votre boîte de réception ou un assistant de devis qui connaît vos tarifs.
Le forfait mensuel assure le fonctionnement au quotidien. Il comprend l'hébergement, la sécurité et les mises à jour, la surveillance, les petites modifications et une assistance sous un jour ouvré. Il coûte environ un dixième des frais de création, commence le mois qui suit la livraison et se résilie avec un préavis de 30 jours.
Vous payez 25 % des frais de création à la commande et 75 % à la livraison. Nous ne faisons ni remises ni promotions : le prix affiché sur la grille tarifaire est le prix réel, et le montant final vous est confirmé par écrit avant le début des travaux.
Sur une année, cela donne ceci. Un système Essential livré en janvier coûte 699 € plus onze mois à 75 €, soit 1 524 € hors TVA sur la première année civile. Un système Plus livré au même moment revient à 1 499 € plus 1 650 €, soit 3 149 €. Les années suivantes, vous ne payez plus que le forfait mensuel.
Ce qui fait passer un système d'Essential à Plus ou à Pro
Nous fixons le prix selon ce que fait le système, jamais selon la taille de votre entreprise. Un café de quatre personnes et un exportateur de quarante personnes paient la même somme pour le même système. Ce qui change le prix, c'est le travail qu'il contient.
Voici ce qui augmente le plus souvent le coût :
- Davantage d'étapes dans la tâche. Un outil qui prépare une réponse est plus simple qu'un outil qui lit l'e-mail, en identifie le type, rédige la réponse et la classe.
- Les connexions à d'autres plateformes, comme votre outil de réservation, votre logiciel de comptabilité ou votre boutique en ligne.
- Les langues supplémentaires, si le système doit lire ou écrire dans plusieurs langues.
- Des agents spécialisés intégrés, des envois d'e-mails automatiques ou un tableau de bord d'analyse.
Les options hors niveau sont chiffrées au cas par cas, parce que l'effort dépend beaucoup des logiciels que vous utilisez et de la façon dont ils acceptent qu'un autre outil s'y connecte. Nous préférons chiffrer après avoir regardé votre situation plutôt que publier un montant qui se révélerait faux pour vous.
La façon la moins chère de commencer consiste à choisir la tâche qui vous prend le plus d'heures et à n'automatiser qu'elle. Notre propre entreprise a grandi ainsi, une tâche réelle après l'autre. Une fois que le premier système a prouvé son utilité, vous savez bien mieux ce que le deuxième devra faire.
Forfait mensuel ou transfert unique ?
Si vous ne voulez pas de forfait mensuel, vous pouvez opter pour un transfert unique. Il coûte 1,5 fois les frais de création, le système est installé sur des comptes à votre nom et vous bénéficiez de 30 jours de corrections. Pour Essential, cela représente 1 048,50 €, pour Plus 2 248,50 €.
Sur quelques années, le transfert paraît moins cher, et pour certaines entreprises il l'est. Mais il faut alors assurer tout ce que faisait le forfait. Quelqu'un chez vous doit installer les mises à jour, vérifier que tout fonctionne et réparer le système quand un service connecté modifie son fonctionnement. Les éventuels frais de fonctionnement de ces comptes sont aussi à votre charge, payés directement.
Une règle simple : si une personne de votre équipe est à l'aise pour s'occuper d'un logiciel, le transfert peut avoir du sens. Si, honnêtement, personne ne remarquerait une panne avant qu'un client ne se plaigne, gardez le forfait.
Les questions à poser avant de signer
Elles valent pour tout prestataire, que vous travailliez avec nous ou avec quelqu'un d'autre :
- Qu'est-ce qui est inclus, exactement ? Demandez par écrit la tâche, les données d'entrée et le résultat attendu, avant le début des travaux.
- Qu'est-ce qui n'est pas inclus, et comment seront chiffrées les options si j'en ai besoin plus tard ?
- Les frais de services tiers, comme l'utilisation des modèles d'IA ou les abonnements logiciels, sont-ils compris dans le montant mensuel ou facturés à part ?
- Les prix sont-ils indiqués TVA comprise ?
- À qui appartiennent les comptes et les données, et que deviennent-ils si je résilie ?
- En combien de temps intervenez-vous en cas de panne, et est-ce écrit dans le contrat ?
- Où mes données sont-elles traitées, et par quels prestataires ?
Sur ce dernier point, un prestataire établi dans l'Union européenne est soumis au RGPD, et sa politique de confidentialité doit lister tous les prestataires auxquels il fait appel. La nôtre se trouve sur /privacy. Savoir si votre usage précis des données clients est autorisé relève de votre propre conseiller juridique : les règles sur l'enregistrement des appels ou la conservation de données de santé, par exemple, varient selon le pays et le secteur.
Si un prestataire ne sait pas répondre clairement à ces questions, cela vous renseigne déjà sur la suite du projet.
Comment obtenir un chiffre réel pour votre entreprise
Commencez par noter la tâche dont vous aimeriez le plus vous débarrasser. Pendant une semaine, relevez combien de fois elle revient et combien de temps elle vous prend à chaque fois. Ce chiffre, comparé au coût annuel indiqué plus haut, vous dit vite si un système en vaut la peine.
Ensuite, si vous voulez savoir ce que cela coûterait avec nous, définissez votre propre système. L'outil pose cinq questions rapides et rédige sur place un projet de proposition avec le prix de départ public. Ce projet reste un brouillon : nous vous envoyons le périmètre exact et le prix par écrit sous deux jours ouvrés. Pour voir d'abord à quoi ressemble un périmètre abouti, notre page de réalisations présente deux exemples illustratifs : un outil de réponses pour un cabinet médical de quatre personnes et un agent de rapports pour une agence de douze personnes.