Comment choisir la première tâche à automatiser

Choisissez une tâche qui revient au moins chaque semaine, qu'une seule personne fait déjà d'une manière assez fixe, et pour laquelle une erreur se repère et se corrige facilement avant d'arriver chez un client. Rédiger les réponses aux e-mails de réservation, ou transformer une pile de factures fournisseurs en tableau hebdomadaire, passe en général ce test. La paie, les déclarations fiscales et les devis sur de grosses commandes y échouent le plus souvent. Voici le test que nous utilisons quand une entreprise nous demande par où commencer, avec des exemples de premiers choix qui fonctionnent souvent et d'autres qui tournent mal.

Combien de fois la tâche revient-elle ?

C'est la fréquence qui fait gagner du temps, alors commencez par faire le calcul. Prenez le nombre de minutes que demande chaque passage et multipliez-le par le nombre de fois où la tâche revient dans la semaine.

Imaginons un café qui reçoit une quinzaine de messages par jour sur les horaires, les options sans gluten et les réservations de groupe, chaque réponse prenant deux minutes. Cela fait une demi-heure par jour, soit trois heures et demie par semaine si vous ouvrez tous les jours. Peu de chose par message, beaucoup sur une année.

Comparez avec l'inventaire annuel. Il peut prendre deux journées entières, mais il n'a lieu qu'une fois par an, et d'ici le suivant vos fournisseurs, vos rayons et votre tableur auront tous changé. Une tâche quotidienne vous montre aussi en une semaine si l'automatisation fonctionne. Une tâche annuelle vous fait attendre douze mois pour le savoir.

En règle générale, visez quelque chose qui revient au minimum plusieurs fois par semaine.

Qui la fait aujourd'hui, et sait-on l'expliquer ?

La meilleure première tâche appartient à une seule personne qui la fait toujours de la même façon. Demandez-lui de vous raconter les cinq dernières fois où elle l'a faite. Si elle décrit les étapes en dix minutes et que les cinq exemples se ressemblent, vous tenez une routine. Si chaque cas demande une appréciation différente, c'est encore un savoir-faire logé dans la tête de quelqu'un, et c'est un mauvais point de départ.

Méfiez-vous des tâches que trois personnes font de trois manières différentes. Dans un cabinet d'architecture, chaque associé rédige parfois ses propositions d'honoraires à sa façon, avec son propre tableur. Pour automatiser cela, il faut d'abord que les associés s'accordent sur une seule méthode, ce qui relève d'une réunion et non d'un projet logiciel. Commencez par la réunion.

La personne qui fait la tâche doit aussi avoir envie de s'en débarrasser. C'est elle qui vérifiera les premiers résultats et vous dira ce qui ne va pas, et elle ne le fera sérieusement que si le résultat lui fait gagner du temps.

Que coûte une erreur ?

C'est le filtre le plus important pour un premier projet. Classez les erreurs possibles en trois groupes :

1. 01L'erreur est rattrapée avant que quoi que ce soit ne sorte de l'entreprise, parce qu'une personne relit le brouillon.
2. 02L'erreur arrive jusqu'au client mais coûte peu, comme une réponse à un avis au ton un peu raide.
3. 03L'erreur coûte de l'argent ou pose un problème juridique, comme un mauvais taux de TVA, un mauvais prix sur un contrat d'export ou une mauvaise réponse sur les allergènes.

Votre première tâche doit se trouver dans le premier groupe. Le plus simple pour y parvenir est de régler le système pour qu'il prépare le travail et qu'une personne le valide. La réponse est rédigée, quelqu'un la relit et clique sur envoyer. Le tableau est rempli, quelqu'un vérifie les totaux. Quand le résultat a été juste plusieurs semaines d'affilée, vous pouvez décider si une partie peut partir sans contrôle.

Les bons premiers choix et les mauvais

Ces tâches font en général de bons points de départ :

• Rédiger les réponses aux e-mails de réservation et de demande d'information d'un restaurant, que l'équipe relit et envoie.
• Trier chaque semaine les factures fournisseurs et les bons de livraison dans un tableau, vérifié par la personne qui tient la comptabilité.
• Un rapport hebdomadaire d'une page qui reprend les ventes de la caisse et les réservations du logiciel de réservation, pour que le patron arrête de recopier les chiffres le dimanche soir.
• Rédiger les réponses aux avis Google. Pour les restaurants et les hôtels, c'est le travail d'Écho dans Maison, que l'on peut essayer gratuitement.
• Pour une boutique, répondre aux dix mêmes questions sur les produits qui arrivent par WhatsApp, avec une personne qui valide chaque réponse.

Celles-ci font en général de mauvais points de départ :

• La paie et les déclarations fiscales. Les règles dépendent de votre pays et changent souvent, les erreurs coûtent cher, et c'est à votre expert-comptable de s'en charger.
• Les devis sur de grosses commandes dont le prix dépend du client, de la saison et d'un coup de téléphone.
• Tout ce qui informe les clients sur les allergènes ou la santé sans vérification humaine.
• Les tâches qui reviennent quelques fois par an, même si vous les redoutez.
• Un processus sur lequel votre équipe ne s'est pas encore mise d'accord.

Remarquez que la tâche que vous détestez le plus n'est pas toujours la bonne. C'est souvent le travail rare et à fort enjeu, précisément celui qui échoue au test.

Décrivez la tâche par écrit avant d'en parler à quiconque

Avant de construire quoi que ce soit vous-même ou de faire appel à quelqu'un, une description d'une page évite bien des allers-retours. Notez ce qui déclenche la tâche (un e-mail arrive, c'est lundi matin), ce qui entre, ce qui doit sortir, qui vérifie, à quelle fréquence elle revient, combien de minutes elle prend et à quoi ressemblerait une erreur. Joignez cinq exemples réels, en retirant les noms s'ils contiennent des données clients.

Avec cette page, vous pouvez juger seul si la tâche vaut la peine d'être automatisée. Si vous voulez que nous y jetions un œil, scope your own system pose cinq questions courtes et rédige sur-le-champ un projet de proposition avec notre prix de départ public. Ce brouillon ne vaut pas devis : le périmètre exact et le prix vous parviennent par écrit sous deux jours ouvrés. Un système sur mesure pour une tâche démarre à 699 € en une fois, plus le forfait mensuel à partir de 75 € par mois, et the price sheet détaille les formules.

Pour cette semaine, posez une feuille de pointage près de la caisse ou sur votre bureau. Chaque fois que quelqu'un effectue une tâche répétitive, il fait une marque à côté et note les minutes. Vendredi, passez les trois premières tâches au crible des trois questions, et vous aurez votre première tâche.